Revista Previ

Gestão eficiente e eficaz. Esse é um dos objetivos estratégicos perseguidos pela Previ. O controle de despesas e gastos administrativos é um termômetro importante para medir o avanço nessa direção. Entre 2013 e 2017, os gastos totais, corrigidos pela inflação (base 2017), caíram de R$ 371 milhões para R$ 297 milhões. O cálculo exclui despesas de PIS/Cofins e contingências.

Isso foi fundamental para frear a trajetória de crescimento dos gastos. Calcula-se que, se as despesas continuassem a crescer no mesmo ritmo que avançaram entre 2008 e 2014, poderiam ter chegado a R$ 418 milhões em 2017.

Mas não se trata simplesmente de cortar despesas de forma aleatória. Tudo é feito em nome da eficiência. Ou seja, é preciso reduzir os gastos, mas sem diminuir a qualidade do serviço e do atendimento prestado aos associados.

Um bom exemplo dessa lógica é o projeto de otimização da sede da Previ. O espaço, que ocupa dois andares inteiros de um edifício corporativo na Zona Sul do Rio de Janeiro, passará a ocupar um piso inteiro e 25% de outro até o final de 2018. O redesenho permite acomodar todos os setores da Entidade em um espaço menor. Com isso, será possível economizar R$ 5,5 milhões por ano em despesas com aluguel e condomínio.

Capacitação otimizada

A mesma filosofia orienta outras medidas, como a reformulação de algumas áreas, que condensou a estrutura de oito gerências em apenas quatro, otimizando recursos. O calendário de treinamentos de funcionários também foi readequado e dimensionado para atender às necessidades mais urgentes de cada área.

Dessa maneira, pudemos reduzir a despesa de capacitação sem afetar a qualidade das iniciativas. Pelo contrário, ao concentrar os programas de treinamento nas demandas mais críticas, o impacto da iniciativa sobre a eficiência da organização é muito mais imediato.

Além dessas medidas, houve uma readequação do quadro de funcionários cedidos pelo Banco do Brasil, o que resultou na redução da dotação da Previ. Juntamente com outras iniciativas, como o escalonamento de promoções de funcionários, isso tornou possível reduzir o gasto de pessoal em torno de 3%.

A redução do número de ações judiciais contra a Previ também foi importante para a diminuição total das despesas. Em 2012, havia 23,9 mil processos na Justiça contra a Entidade. Em 2017, esse número caiu para 16,6 mil, resultado de um esforço contínuo do nosso Departamento Jurídico.

Só no ano passado, foram encerrados 3,7 mil processos, com custo médio de R$ 3,8 mil cada. Somado a isso, houve um esforço de recuperação de créditos que trouxe R$ 400 milhões de volta aos cofres da Previ, e que ajudam a mitigar os custos judiciais das ações envolvendo a Entidade.

Contratos renegociados

Os contratos de serviços com fornecedores externos, por sua vez, também foram revistos ou renegociados nos últimos anos. Com isso, foi possível reduzir ou manter sem reajustes os valores, obtendo uma economia considerável para a Entidade.

Outras medidas também significaram redução de custos. É o caso da política de viagens, que exige que passagens aéreas para viagens de trabalho sejam adquiridas com, pelo menos, oito dias de antecedência, exceto em caso de emergência. Desse modo, foi possível reduzir em torno de 33% o gasto com despesas aéreas desde 2015.

Reduzir despesas, muitas vezes, também implica fazer investimentos. É o caso do projeto de reformulação da infraestrutura de tecnologia da informação, que vai permitir otimizar processos internos e aumentar a eficiência da Previ no atendimento a seus associados. A modernização é um projeto complexo, que envolve a troca de todos os sistemas de Gestão Empresarial e Seguridade da Entidade, e precisa ser realizada sem interrupção dos serviços.

Modelo orçamentário

Para que todas essas medidas sejam feitas de modo coordenado e sem prejuízo para o funcionamento da Previ, foi necessário muito planejamento. Isso inclui a criação de um novo modelo orçamentário para a Entidade, que começou a ser posto em prática no ano passado.

Agora, o orçamento da Previ é planejado de forma plurianual, e busca atender às necessidades apontadas pelo planejamento estratégico. Uma delas é a redução da taxa de carregamento no Plano 1 e no Previ Futuro, prevista para acontecer dentro de dois anos, e que passa necessariamente pelo controle e redução de despesas administrativas.

Tudo começa com um estudo rigoroso das despesas e do objetivo de redução a ser alcançado para que se estabeleça um teto para o orçamento total. Então, cada área fará suas demandas, que serão agrupadas em um pacote orçamentário.

Os pacotes são apresentados para a análise de um outro Gerente Executivo. Esse gerente examina as demandas e negocia reduções até que o teto seja finalmente atingido. Dessa forma, as propostas de orçamento são avaliadas com mais isenção e os projetos mais urgentes e alinhados com os objetivos estratégicos são privilegiados.

Mais do que reduzir gastos, o novo modelo orçamentário da Previ consegue otimizar recursos, como recomenda nosso objetivo estratégico. No fim, quem colhe os frutos desse esforço são os participantes. Afinal, os recursos que sustentam o funcionamento da Previ são bancados por eles e precisam ser usados da forma mais eficiente, eficaz e transparente possível.

Por trás do PGA

O PGA é o Plano de Gestão Administrativa da Previ. Ele é custeado pelos planos de benefícios, e por um fundo que cobre as despesas operacionais e administrativas da Entidade, caso seja necessário. A origem dos recursos são as Taxas de Administração e Carregamento recolhidas junto aos participantes (veja mais na matéria ‘As taxas mais vantajosas do mercado’, na edição digital). O dinheiro é aplicado predominantemente em títulos públicos de baixo risco, e a rentabilidade também alimenta os recursos do fundo. Os recursos em caixa no fundo do PGA correspondem a aproximadamente o triplo do valor atual das despesas anuais da Previ.

Os recursos do PGA se destinam a manter a estrutura da Previ em funcionamento. Eles não impactam diretamente o resultado dos planos de benefícios. Ao mesmo tempo, a evolução das despesas é analisada permanentemente para permitir avaliar se o modelo de custeio é suficiente para manter o fundo em equilíbrio.

A situação de equilíbrio, em um fundo dessa natureza, quer dizer que o valor arrecadado mais a rentabilidade dos recursos devem ser suficientes para cobrir as despesas da Entidade. É importante que haja alguma margem de segurança para que o fundo tenha capacidade de responder a situações inesperadas como por exemplo uma redução na rentabilidade do PGA.