Revista Previ

Para a PREVI, não basta perseguir a melhor rentabilidade para os mais de R$ 160 bilhões em recursos de seus quase 200 mil participantes. A construção desse patrimônio também é feita por meio de uma busca incessante por ganhos de eficiência e escala que permitam reduzir o custo da administração do Plano 1 e do PREVI Futuro. Com esse propósito, estão sendo desenvolvidos projetos para reduzir custos, otimizar o uso dos recursos disponíveis e aumentar a eficiência da gestão e, ao mesmo tempo, melhorar a qualidade do atendimento aos participantes.

Organização de documentos

Um desses projetos é a Gestão Eletrônica de Documentos (Ged). A primeira etapa prevê a implantação do sistema na Diretoria de Seguridade, responsável por 55% do volume de documentos emitidos em toda a PREVI. Nessa fase, todos os documentos que compõem os processos da área serão digitalizados e indexados eletronicamente. Isso vai permitir que cada área tenha acesso imediato a eles, sem precisar imprimir cópias e sem o risco de perda dos originais, que poderão ser consultados quando necessário.

Além de diminuir consideravelmente o volume de impressões, o que reduz o consumo de papel e de tinta, a Ged também vai permitir a criação de dossiês eletrônicos, que poderão acompanhar qualquer processo – e todos os documentos associados a ele – automaticamente. Isso representa um tremendo ganho de eficiência no atendimento ao participante, permitindo agilizar processos como recadastramentos ou concessão de empréstimo e benefícios. É bom lembrar que, por sua própria natureza, a PREVI mantém relacionamento de longo prazo com associados e parceiros de negócios. Essa característica reforça ainda mais a necessidade da digitalização de documentos, uma vez que eles precisam ficar guardados por muito tempo.

No longo prazo, a ideia é estender o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos a todas as 30 gerências e seis diretorias da PREVI. Em uma segunda fase, o projeto vai incluir o acervo de documentos já arquivados. Hoje, a PREVI possui cerca de 10 milhões de documentos sob sua guarda, em 90 mil caixas-boxe.

Desse total, 20 mil pastas são mantidas no Centro de Documentação, na sede da Entidade. Trata-se de material relativo à última década, que hoje ocupa 165 metros quadrados. O objetivo é reduzir o espaço ocupado para 50 metros quadrados até o final de 2014, digitalizando parte desse acervo. O tratamento dos arquivos mais antigos, guardados em depósito fora do edifício-sede, ainda será avaliado.

Auxílio na tomada de decisão

Outro projeto em desenvolvimento é a adoção da metodologia de Business Intelligence para auxiliar a tomada de decisões pelos gestores. Em bom português, isso quer dizer Inteligência de Negócios. Na prática, tem como base um sistema que recolhe e armazena dados, para serem analisados e transformados em informação qualificada a ser distribuída aos gestores.

Ao todo, o projeto de Business Intelligence será aplicado a 16 temas, incluindo Cadastro, Arrecadação, Benefícios, Renda Fixa, Renda Variável, Gestão de Pessoas e Informática. A primeira etapa do projeto, em fase de conclusão, está sendo desenvolvida nas atividades de Renda Variável, levando em consideração diferentes aspectos dessa modalidade de investimento, além dos temas Gestão de Pessoas e Cadastro.

O sistema permitirá aos gestores da PREVI extrair mais informações-chave e construir diferentes matrizes de comparação entre variáveis como indicadores econômicos e rentabilidade, e criar relatórios em forma de gráficos e tabelas que facilitem a tomada de decisões. Outra vantagem é que os dados de Business Intelligence poderão ser acessados em aparelhos móveis, como tablets e celulares, garantindo grande agilidade ao uso das informações. Definitivamente, uma ferramenta muito útil para perseguir as metas de gestão dos investimentos.

O passo seguinte do projeto, com conclusão prevista até meados de 2014, será a implantação da metodologia nas atividades de Renda Fixa, Arrecadação e Benefícios. Estas duas últimas são áreas relevantes da Diretoria de Seguridade.

Como se vê, a PREVI não se limita aos negócios e investimentos para construir seu patrimônio. Também mantém muita gente trabalhando firme para tornar nossa engrenagem cada dia mais eficiente e econômica.